Su un totale di circa 240mila avvocati italiani, sono pochissimi gli studi titolari di certificazione UNI EN ISO 9001, che di fatto diventa quindi un vantaggio competitivo in un contesto lavorativo profondamente cambiato rispetto a un passato anche relativamente recente. Eppure, nonostante i numeri parlino di una certa esclusività, in Italia e in Europa la pratica della certificazione per definire un sistema di gestione della qualità si sta diffondendo notevolmente con incrementi annui considerevoli. Inoltre, non dimentichiamo che per alcuni settori e in relazione ai concorsi pubblici (appalti e bandi di gara), la certificazione ISO 9001 è obbligatoria.
Sarà Greta Incrocci, avvocato dello Studio fiorentino Caglia & Partners, a spiegarci qual è l’iter per ottenere la certificazione e quali sono i vantaggi nel conseguirla.
Avvocato Incrocci, per quanti non conoscessero di cosa si parla, cos’è la certificazione ISO 9001 e perché il Suo Studio ha deciso di puntare sullo sviluppo di un modello organizzativo certificabile?
«La certificazione UNI EN ISO 9001:2015 (Sistema di Gestione per la Qualità) consiste in un documento in cui si attesta che l’Organizzazione (nel caso di specie lo Studio Legale) si è dotata di un Sistema di Gestione per la Qualità rispondente ai requisiti della norma tecnica ISO 9001 di riferimento. Certificare il proprio Sistema di Gestione, in altre parole, vuol dire sottoporsi alla valutazione di un soggetto terzo (Organismo di Certificazione) per ottenere la conferma del fatto che, a livello manageriale e per quanto concerne il metodo e l’organizzazione, tutti i requisiti richiesti dalla norma ISO 9001 siano stati pienamente assolti. La certificazione del Sistema di Gestione per la Qualità rappresenta, quindi, non solo un prezioso strumento manageriale, ma anche un importante strumento di marketing, capace di ingenerare per lo Studio Legale un sicuro ritorno d’immagine verso i propri clienti e stakeholders. Tali motivi hanno condotto lo Studio Legale Caglia&Partners alla decisione di intraprendere il percorso della certificazione».
A cosa è dovuto secondo Lei il numero estremamente basso di studi legali che decidono di certificare i propri standard professionali? La difficoltà dell’iter? La mancanza di una mentalità di management efficace?
«Probabilmente è dovuto al fatto che la norma ISO 9001 sia stata pensata, quantomeno originariamente, per le Aziende e, quindi, per un prodotto, più che per un servizio come quello legale. L’Avvocato medio non è abituato ad una tale “rigidità di impostazione documentale” o ad un linguaggio tecnico come quello della norma ISO 9001. Questi sono elementi che possono scoraggiare uno Studio Legale, almeno inizialmente, nel voler intraprendere il percorso di certificazione. Non escludo nemmeno l’ipotesi legata al costo di tale investimento che, per Studi di piccole e/o medie dimensioni, può rivelarsi impegnativo».
La ISO 9001 è il riferimento per realizzare un sistema manageriale efficiente a uso interno, ma è una tutela anche per i clienti. In che modo?
«La nuova impostazione della norma UNI EN ISO 9001:2015 consente di poter effettuare aprioristicamente il c.d. “risk-based thinking” al fine di individuare i rischi e le opportunità che possono influire sulla conformità dei servizi e sulla capacità di accrescere la soddisfazione del Cliente. Tale valutazione rappresenta il tema principale dell’intera norma per il raggiungimento di obiettivi sfidanti e di miglioramento continuo. Lo Studio, in questo modo, è in grado di prevenire un’eventuale scelta sbagliata, anche da un punto di vista di strategia difensiva, utilizzando misure appropriate per gestire il rischio e tutelare così i propri Clienti. La conseguenza di operare in modo efficiente ed attento, unito ad una governance strategica, è quella di fornire ai propri assistiti un incremento della garanzia di professionalità e competenza».
Diamo informazioni pratiche per gli avvocati: quali sono i costi in termini di tempo e di difficoltà nel conseguimento della certificazione? Vi sono delle spese da affrontare?
«Il percorso per addivenire alla certificazione ISO 9001 è senza dubbio molto impegnativo, anche in termini di tempo. Tutte le risorse saranno direttamente coinvolte nel progetto e dovranno impegnarsi e adeguarsi al nuovo modello organizzativo che si sviluppa per fasi. La tempistica di massima per raggiungere tale obiettivo è di circa un anno e, chiaramente, uno Studio intenzionato ad ottenere la certificazione deve mettere in conto anche tutti i costi relativi, da un lato, al riassetto dello Studio, necessario per potersi adeguare alla norma (mi riferisco alle spese necessarie, ad esempio, per l’acquisto di un nuovo gestionale, al budget stanziato per la sponsorizzazione di eventi con finalità di marketing, al rinnovo del sito internet, ai costi necessari per brandizzare il materiale di Studio etc.), dall’altro ai costi che dovranno essere sostenuti per il consulente che seguirà lo Studio durante tutto l’iter della certificazione».
Quali sono i settori dove è spendibile?
«Prima di tutto occorre sottolineare che la certificazione è riconosciuta non solo a livello nazionale ma anche europeo ed internazionale, con innegabili vantaggi in termini di business development. Infatti, la certificazione facilita lo Studio nei rapporti con settori di business già certificati (banche, assicurazioni, p.a. ecc) senza considerare che è uno strumento imprescindibile per accreditarsi alla partecipazione di bandi e gare. Come accennavo prima, inoltre, è un importantissimo strumento di marketing; il certificato rilasciato dall’Organismo, infatti, può essere utilizzato su tutti i principali strumenti di comunicazione informativa a disposizione dello Studio, come sito internet, biglietti da visita, carta da lettere, brochure ed altro».
Parliamo delle dinamiche interne dello Studio: come è stato accolto il percorso di management realizzativo?
«Tutte le risorse hanno partecipato con grande entusiasmo alla realizzazione di questo progetto, con la consapevolezza del suo valore. Uno dei principi alla base della ISO 9001 del Total Quality Management è proprio che “le persone, a tutti i livelli, costituiscono l’essenza dell’organizzazione ed il loro pieno coinvolgimento permette di porre le loro capacità al servizio dell’Organizzazione”.
Per il raggiungimento dell’obiettivo comune, tutte le risorse di cui si compone strutturalmente ed operativamente lo Studio devono comprendere a pieno, condividere e fare proprie le disposizioni della norma. Nel caso dello Studio Legale Caglia&Partners, trattandosi di un gruppo molto coeso, grazie anche e soprattutto all’approccio del titolare Avv. Giuseppe Caglia, è stato molto semplice coinvolgere i professionisti nel progetto e nella realizzazione dello stesso, fino al raggiungimento dell’obiettivo finale della certificazione».
A chi consiglierebbe lo standard ISO?
«Consiglio lo standard ISO 9001:2015 a tutti i colleghi che abbiano l’ambizione di distinguersi nell’attuale mercato di riferimento, con l’obiettivo di migliorare le proprie prestazioni ed aumentare il reale valore estrinseco delle capacità operativo-gestionali e metodologiche del proprio Studio. Dal mio punto di vista è, altresì, fondamentale per tutte quelle organizzazioni che intendano raggiungere alti livelli di qualità».
LO STUDIO LEGALE CAGLIA&PARTNERS – AVVOCATI
Lo Studio Caglia&Partners-Avvocati (www.cagliapartners.com) è ubicato nel centro di Firenze in Lungarno Amerigo Vespucci n. 58 nella zona residenziale dei Consolati, ed ha il pregio di essere sede del Consolato Onorario del Principato di Monaco.
Lo Studio, fondato nel 1991, si avvale di professionisti di comprovata esperienza, pur se con differenti livelli di competenza (sostanziale) e di autonomia (operativa) ed è al centro di una rete di collaborazioni con Università, Associazioni giuridiche, riviste di settore di rilievo istituzionale e Studi professionali di respiro locale, nazionale ed internazionale.
La ricerca quotidiana di soluzioni personalizzate ed innovative, con un approccio multidisciplinare, da sempre caratterizza l’attività dei Professionisti e garantisce al Cliente la qualità e la completezza delle soluzioni offerte.
Lo Studio si occupa, in ambito giudiziale e stragiudiziale, dei seguenti settori:
- contrattualistica
- responsabilità medica
- diritto immobiliare
- diritto bancario e finanziario
- diritto delle successioni, di famiglia e dei minori
- condominio, comunione e diritti reali
- locazioni
- nuove tecnologie
- diritto delle assicurazioni
- risarcimento del danno
- recupero crediti